Wersja zaadaptowana z polityki prywatności www.sonte.eu pod portal B2B www.sonte.shop. Treść uwzględnia specyfikę portalu B2B (rejestracja partnera, indywidualne ceny, dane fakturowe, cookies WooCommerce/B2BKing).
§ 1. Postanowienia ogólne
- Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem portalu B2B www.sonte.shop jest SONTE POLAND spółka z ograniczoną odpowiedzialnością wpisana do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy w Bielsku-Białej, VIII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem: 0000531287, adresy wykonywania działalności oraz adres do doręczeń: ul. Strażacka 81, 43-382 Bielsko-Biała, NIP: 5472152027, REGON: 360054422, adres poczty elektronicznej (e-mail): hello@sonte.eu, zwana dalej „Administratorem” i będąca jednocześnie „Usługodawcą”.
- Dane osobowe zbierane przez Administratora za pośrednictwem portalu B2B www.sonte.shop są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej RODO.
- Wszelkie wyrazy lub wyrażenia pisane w treści niniejszej Polityki Prywatności z dużej litery należy rozumieć zgodnie z ich definicją zawartą w Regulaminie portalu B2B www.sonte.shop.
§ 2. Rodzaj przetwarzanych danych osobowych, cel i zakres zbierania danych
- Cel przetwarzania i podstawa prawna. Administrator przetwarza dane osobowe Partnerów / Usługobiorców portalu B2B www.sonte.shop w przypadku:
- złożenia wniosku rejestracyjnego o status Partnera, w celu weryfikacji firmy i utworzenia Konta Partnera, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (czynności zmierzające do zawarcia umowy);
- prowadzenia Konta Partnera, w celu świadczenia Usługi Elektronicznej, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (wykonanie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną);
- prezentowania indywidualnych cen i ofert handlowych dedykowanych Partnerowi, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes przedsiębiorcy);
- kontaktu handlowego z działem sprzedaży, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
- wystawiania faktur i prowadzenia dokumentacji księgowej, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (obowiązek prawny Administratora);
- przesyłania informacji handlowych drogą elektroniczną, po wyrażeniu odrębnej zgody, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
- Rodzaj przetwarzanych danych osobowych. Partner podaje, w przypadku:
- Formularza Rejestracyjnego Partnera: imię i nazwisko osoby kontaktowej, nazwa firmy, NIP, REGON, adres siedziby, adres e-mail, numer telefonu, profil działalności;
- Konta Partnera (po akceptacji): adres dostawy, dodatkowe osoby kontaktowe, dane do faktury jeżeli różne od siedziby;
- kontaktu z działem handlowym: imię, adres e-mail, numer telefonu, treść zapytania.
- Okres archiwizacji danych osobowych. Dane osobowe Partnerów przechowywane są przez Administratora:
- w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest wykonanie umowy, tak długo, jak jest to niezbędne do wykonania umowy, a po tym czasie przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń. Termin przedawnienia dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej wynosi trzy lata, dla pozostałych roszczeń sześć lat;
- w przypadku danych zawartych w dokumentach księgowych (faktury) — przez okres wymagany przepisami ustawy o rachunkowości (5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono dokument);
- w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest zgoda, tak długo, aż zgoda nie zostanie odwołana, a po odwołaniu zgody przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń.
- Podczas korzystania z portalu B2B www.sonte.shop mogą być pobierane dodatkowe informacje, w szczególności: adres IP przypisany do komputera Usługobiorcy lub zewnętrzny adres IP dostawcy Internetu, nazwa domeny, rodzaj przeglądarki, czas dostępu, typ systemu operacyjnego.
- Od Usługobiorców mogą być także gromadzone dane nawigacyjne, w tym informacje o linkach i odnośnikach, w które zdecydują się kliknąć, lub innych czynnościach podejmowanych na portalu B2B www.sonte.shop. Podstawą prawną tego rodzaju czynności jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ułatwieniu korzystania z usług świadczonych drogą elektroniczną oraz na poprawie funkcjonalności tych usług.
- Podanie danych osobowych przez Partnera jest dobrowolne, jednak niezbędne do utworzenia Konta Partnera i korzystania z funkcji portalu B2B (w szczególności: dostępu do hurtowych cen, składania zamówień, otrzymywania faktur).
- Administrator dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, że zbierane przez niego dane są: przetwarzane zgodnie z prawem, zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami, merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane oraz przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.
§ 3. Udostępnianie danych osobowych
- Dane osobowe Partnerów przekazywane są dostawcom usług, z których korzysta Administrator przy prowadzeniu portalu B2B www.sonte.shop, a w szczególności do:
- hostingodawcy (LH.pl Sp. z o.o.);
- dostawców systemu sklepowego (WooCommerce / B2BKing) w zakresie technicznego utrzymania funkcji platformy;
- operatora poczty elektronicznej / SMTP wykorzystywanego do wysyłki powiadomień transakcyjnych;
- biura rachunkowego oraz operatora systemu fakturowego — w zakresie wystawiania i przechowywania dokumentów księgowych;
- operatorów płatności — w przypadku wdrożenia płatności online (w przyszłości);
- firm kurierskich i spedycyjnych — w zakresie realizacji wysyłki zamówień.
- Dostawcy usług, o których mowa w pkt 1 niniejszego paragrafu, którym przekazywane są dane osobowe, w zależności od uzgodnień umownych i okoliczności, albo podlegają poleceniom Administratora co do celów i sposobów przetwarzania tych danych (podmioty przetwarzające), albo samodzielnie określają cele i sposoby ich przetwarzania (administratorzy).
- Dane osobowe Partnerów są przechowywane wyłącznie na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
§ 4. Prawo kontroli, dostępu do treści własnych danych oraz ich poprawiania
- Osoba, której dane dotyczą, ma prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
- Podstawy prawne żądania Usługobiorcy:
- Dostęp do danych – art. 15 RODO.
- Sprostowanie danych – art. 16 RODO.
- Usunięcie danych (tzw. prawo do bycia zapomnianym) – art. 17 RODO.
- Ograniczenie przetwarzania – art. 18 RODO.
- Przeniesienie danych – art. 20 RODO.
- Sprzeciw – art. 21 RODO.
- Cofnięcie zgody – art. 7 ust. 3 RODO.
- W celu realizacji uprawnień, o których mowa w pkt 2, można wysłać stosowną wiadomość e-mail na adres: hello@sonte.eu.
- W sytuacji wystąpienia przez Usługobiorcę z uprawnieniem wynikającym z powyższych praw, Administrator spełnia żądanie albo odmawia jego spełnienia niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca po jego otrzymaniu. Jeżeli — z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań — Administrator nie będzie mógł spełnić żądania w ciągu miesiąca, spełni je w ciągu kolejnych dwóch miesięcy informując Usługobiorcę uprzednio w terminie miesiąca od otrzymania żądania o zamierzonym przedłużeniu terminu oraz jego przyczynach.
- W przypadku stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
§ 5. Pliki „cookies”
- Portal B2B www.sonte.shop używa plików „cookies”.
- Instalacja plików „cookies” jest konieczna do prawidłowego świadczenia usług na portalu B2B www.sonte.shop, w szczególności do utrzymania sesji zalogowanego Partnera, działania koszyka WooCommerce oraz prezentowania indywidualnych cen przez wtyczkę B2BKing.
- W ramach portalu stosowane są następujące rodzaje plików „cookies”:
- Cookies sesyjne — pliki tymczasowe przechowywane do czasu wylogowania lub zamknięcia przeglądarki (np. identyfikator sesji WordPress, koszyk WooCommerce);
- Cookies stałe — przechowywane przez czas określony w parametrach pliku lub do ich usunięcia przez Usługobiorcę (np. „pamiętaj mnie” na ekranie logowania, preferencje językowe);
- Cookies funkcjonalne sklepu — wykorzystywane przez WooCommerce oraz B2BKing do utrzymania koszyka, prezentowania cen właściwych dla grupy Partnera, obsługi zamówień;
- Cookies analityczne i statystyczne (jeżeli zostaną wdrożone) — służące do prowadzenia ogólnych statystyk odwiedzin portalu.
- Usługobiorca ma możliwość ograniczenia lub wyłączenia dostępu plików „cookies” do swojego urządzenia końcowego z poziomu ustawień przeglądarki internetowej. W przypadku skorzystania z tej opcji korzystanie z portalu B2B będzie utrudnione lub niemożliwe — w szczególności logowanie i składanie zamówień nie będzie działać poprawnie bez plików sesyjnych.
§ 6. Postanowienia końcowe
- Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
- Administrator udostępnia odpowiednie środki techniczne zapobiegające pozyskiwaniu i modyfikowaniu przez osoby nieuprawnione, danych osobowych przesyłanych drogą elektroniczną.
- W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką Prywatności stosuje się odpowiednio przepisy RODO oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego.